今回は歯科受付の仕事について解説していきます。
私は「歯科助手」だから関係ないでしょ？
実はそうとも限らないのよ
歯科受付専属のスタッフがいないクリニックの場合、歯科助手や歯科衛生士が歯科受付も兼任しています。
また、歯科受付がいたとしても患者さんの対応などで手が塞がっている場合には、歯科助手や歯科衛生士がフォローに入ったりします。
急に言われて焦らないためにもサッとチェックしておきましょう！
歯科受付の仕事とは？
もしかしたら
「受付って座って電話とったりすればいいんでしょ？」
「なんか簡単そう！」
と思っている人もいるかもしれませんね。
確かに、仕事内容だけみると難しいことはあまりありません。
しかし、歯科受付は気遣いと繊細さが必要な仕事です。
歯科受付はどんな仕事なのか細かく分けて解説していきます。
①歯科受付はクリニックの顔であることを自覚する
患者さんが電話をかけてきたとき、また来院されたとき、まず最初に接するのは歯科受付です。
「無愛想で言葉が雑な受付」と「明るく丁寧な受付」
あなたはどちらのクリニックに好印象を持つでしょうか。
つまり、患者さんがクリニックの印象を決めるのはドクターや歯科衛生士の腕だけではないということです。
- 診療時間中なのに受付で雑誌を読んでいた
- 受付同士で話が盛り上がっていて、診察カードを出すときに嫌な顔をされた
- 隠すことなくあくびをしていた
私が実際に見たり聞いたりしたことがある歯科受付の話です。
想像しただけでも良くないことはわかりますよね。
いきなり内面の話をしてしまいましたが、歯科受付はクリニックの顔であることを自覚しましょう。
歯科受付の悪いクチコミが書かれているのもよく見かけます。
仕事に慣れたころに特に気をつけましょうね！
②電話対応
- 電話での予約取り
- 予約の変更
- 営業やドクターの知り合いからの電話対応
- クレーム対応
これらのことが電話対応に含まれます。
③予約外対応
基本的に歯科クリニックは予約制です。
しかし急に予約外で来院される患者さんもいます。
今すぐ診察できるのか、後日改めて来院してもらうのかなど予約外の患者さんへの対応をします。
④問診票やアンケートに記入してもらう
新患(しんかん)さん（初めて来院された患者さん）や久しぶりに来院された患者さんに記入してもらいます。
お年寄りの方や目が不自由な方、外国人の患者さんなどには臨機応変にフォローが必要です。
⑤保険証の確認
新患さんと、治療に続けて通われている患者さんも、月初めには必ず保険証の確認を行います。
保険証の登録をしたり、前回の登録内容と変わりがないか確認したりします。
保険証の種類やそれぞれの違いなど初めて知る人も多いでしょう。
近年、マイナンバーと保険証の連携がすすめられているのでクリニックでの対応に注意しましょう。
⑥カルテ作成、準備
カルテには個人情報や治療の内容などが記録されていて、患者さん一人ひとりに必要なものです。
新患さんの場合には新しくカルテを作り、通われている患者さんの場合には保険証や住所など変更があればカルテを訂正していきます。
クリニックによっては保険証の種類ごとに色やファイルを分けていることもあります。
また、カルテの準備も歯科受付の仕事です。
予約している患者さんのカルテは前日や朝のうちに事前に準備しておきます。
当日に予約外で来られた患者さんや急患(きゅうかん)さん（電話などで当日急に予約を入れた患者さん）のカルテは急いで探しましょう。
⑦来患を告げる
患者さんが来院されたことをカルテの用意とともに歯科衛生士や歯科助手に知らせます。
「複数人が同じタイミングで来た」「予約外の患者さんである」など必要事項があれば忘れずに伝えましょう。
⑧物品販売
クリニックでは歯ブラシや歯磨き粉などの販売をしていることが多いです。
必要に応じて商品を薦めたり、説明したりします。
⑨会計をする
領収書の準備など全てが整ったら患者さんの会計をします。
お釣りの間違いなどお金のやり取りに注意しましょう。
⑩薬の説明をする
薬が出ている患者さんにはその旨を伝えます。
調剤薬局と提携していないクリニックの場合は歯科受付が薬の種類や飲み方などを説明します。
11、予約を取る
治療が続く患者さんには次回の予約を取ります。
受付の仕事で最も難しいのはここでしょう。
治療内容や担当医師、担当歯科衛生士などを考慮してブッキングしないよう注意が必要です。
12、在庫管理
受付周辺ブースの在庫管理の仕事です。
薬や販売品、カルテ用紙など受付で使う物や、飲料用コップなど患者さん用に用意しているものがあれば在庫チェックや注文をします。
13、レセプト
月初めに必ず行う仕事です。
レセコン(レセプトコンピューター)を使って１ヶ月分のレセプトを作成し、審査支払機関に提出します。
この作業を行うことで１ヶ月分の診療報酬が得られます。
患者さんが窓口で支払うお金
＋
レセプト提出によって入るお金
↓
１ヶ月のクリニック報酬
歯科受付初日にできるようになりたいこと
歯科受付の担当になったらまず何ができるようになるといいのでしょうか。
初日にはできるようになりたいことを紹介します。
挨拶
先輩スタッフにももちろんですが、来院された患者さんにもきちんと挨拶をするようにしましょう。
マスクで表情が分かり辛いですが、笑顔で挨拶をすれば良い印象は伝わります。
電話に出る
もし先輩スタッフが患者さん対応中に電話が鳴ってしまったら、迷わず電話に出てください。
おおまかな内容だけ聞いて「確認いたしますのでお待ちください」と言って先輩にタッチしましょう。
くれぐれも勝手に判断をして電話を切らないように注意！
たとえ明らかに初日のあなたでも判断できる内容だったとしても一度先輩スタッフを通しておきましょう。
・「何コールまでに出る」という決まりはあるか？
・電話の取り方（「〇〇クリニック受付の△△です。」と自分の名前まで言うのか？など）
この2つは早々に教えてもらいましょうね！
カルテの用意、来院を告げる
患者さんが来院する→カルテを準備する→来患を歯科助手や歯科衛生士に告げる
この流れは初日には身につけておきたいところ。
余力があればカルテを作ったり、保険証の確認をさせてもらったりしてみましょう。
簡単な会計
治療終了の患者さんや定期検診の患者さんなど比較的簡単な会計があればさせてもらいましょう。
治療終了の患者さんなら次回予約を取らなくても大丈夫ですし、定期検診に移る患者さんなら次回は１ヶ月や３ヶ月ほど先になるので予約を取りやすいと思います。
まとめ
この記事では、歯科受付の仕事について解説しました。
こまかく分けたので仕事内容が多く感じるかもしれませんが、実際は一連の流れで行うものなので慣れていけば意識することなくできるようになります。
歯科受付は意外と患者さんとコミュニケーションがとれるので、おもしろい話が聞けたりするんですよ！
ぜひ「あなたの顔を見たらホッとする」なんて言われちゃう素敵な歯科受付になってくださいね。
そして、
冒頭で「歯科助手が受付を兼任することがある」と書きました。
逆に、治療内容がわからないと予約の取り方がわからないだろうという理由で初日から数ヶ月ほど歯科受付に歯科助手の仕事をさせるクリニックもあります。
歯科受付で就職される方、すでにそのことを伝えられている方はこちら↓もチェックしておくと安心です。
